Obsługa
Korespondencji
Wysyłka faktur drogą elektroniczną
Rodzaje dystrybucji faktur elektronicznych:
Wysyłanie e-faktury na adres email
Jest to najprostsza forma dystrybucji dokumentu w formie elektronicznej i zapewnia jedynie funkcję prezentacji rachunku. Ten sposób dystrybucji e-faktur jest jednak obciążony wieloma niedoskonałościami. Wiadomość po odczycie może zostać usunięta z serwera oraz z programu do obsługi poczty elektronicznej lub zaginąć w dużej ilości innych wiadomości. Faktura również nie trafi do odbiorcy jeśli jego skrzynka jest przepełniona lub ma on inne problemy techniczne ze swoim adresem mailowym. Wysyłka faktur mailem nakłada na odbiorcę konieczność jej zarchiwizowania na własnych nośnikach pamięci, do których nie zawsze ma dostęp. Zastosowany ewentualnie podpis cyfrowy gwarantuje autentyczność dokumentu, ale nie gwarantuje bezpieczeństwa jego przesłania na serwer pocztowy.
Dystrybucja e-faktur poprzez platformę internetową
EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment – elektroniczna prezentacja i płacenie rachunków) Jest zaawansowana forma dystrybucji faktur elektronicznych, która daje więcej korzyści zarówno wystawcy jak i odbiorcy. Faktury umieszczone przez wystawcę są archiwizowane na koncie danego odbiorcy na platformie internetowej, a powiadomienia o nowych rachunkach wysyłane są mailowo lub poprzez sms. Odbiorca ma dostęp do swoich rachunków z dowolnego urządzenia (komputer, tablet, smartfon) z dostępem do internetu. Platforma internetowa umożliwia zastosowanie dodatkowych funkcji jak natychmiastowe opłacanie faktur on-line, dystrybucja informacji i innych dokumentów w formie elektronicznej, przypomnienia o terminach płatności. Cały czas pozostaje możliwość zapisu faktury na własnych nośnikach pamięci lub jej wydrukowanie. Bezpieczeństwo zapewnia
Korzyści dla wystawców e-faktur
Niższe koszty dystrybucji faktur (nawet do 90%)
- brak opłat pocztowych za listy
- ograniczenie wydatków na papier, koperty i eksploatację drukarek
- brak kosztów pracy związanych z przygotowaniem korespondencji
Szybsza i skuteczniejsza dystrybucja faktur
- krótszy czas dotarcia rachunku do klienta
- brak możliwości zaginięcia listu z fakturą
- większe prawdopodobieństwo terminowej zapłaty
Nowy, tani kanał komunikacji z klientem (przy platformie EBPP):
- dystrybucja innych dokumentów firmowych
- przesyłanie dodatkowych informacji marketingowych
- publikacja aktualności i komunikatów
Regulacje prawne
Kwestię e-faktur od strony prawnej reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661). Rozporządzenie umożliwia przesyłanie e-faktur (w tym udostępnianie) w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę. Rozporządzenie nakłada na wystawcę wymóg zapewnienia:
a) integralności - w fakturze nie zmieniane są dane, które powinna zawierać faktura. Na platformie billbox.pl umieszczane są gotowe i „zamknięte” pliki z fakturą, co uniemożliwia zmianę ich zawartości. Billbox.pl odczytuje jedynie z pliku pewne informacje, które umożliwiają sortowanie faktur, wysłanie powiadomień czy dokonywanie płatności.
b) autentyczności - pewność co do to tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktur. Platforma billbox.pl jest dzierżawiona i administrowana bezpośrednio przez wystawcę faktur, co gwarantuje autentyczność umieszczonych przez wystawcę dokumentów
Grupowanie wysyłek dla adresatów
Przy obsłudze korespondencji transakcyjnej (faktury VAT) zdarza się, że na przestrzeni np. jednego tygodnia do pojedynczego adresata wysyłanych jest kilka dokumentów. Specjalistyczne oprogramowanie umożliwia zebranie, posortowanie i grupowanie dokumentów jeszcze na etapie elektronicznym. W ten sposób można zebrać dokumenty przeznaczone dla określonego klienta, wydrukować je i zakopertować w jednym liście. Dzięki temu eliminujemy koszty kilku opłat pocztowych.
Korzyści dla odbiorców e-faktur
Łatwy dostęp do faktur oraz szybkie i wygodne płatności (przy platformie EBPP):
- powiadomienia o otrzymanych fakturach
- dostęp do konta z dowolnego komputera, tabletu czy smartfona - możliwość opłacenia rachunku on-line
Bezpieczne przechowywanie faktur i innych dokumentów (przy platformie EBPP):
- archiwum wszystkich dokumentów od dostawcy
- możliwość sortowania i katalogowania dokumentów
- logowanie za pośrednictwem szyfrowanego hasła
